Privacyverklaring Nederlandse Club Oslo
De Nederlandse Club Oslo verwerkt persoonsgegevens van leden en niet-leden. In deze verklaring wordt beschreven hoe de Nederlandse Club Oslo met jouw persoonlijke gegevens omgaat.
Welke gegevens worden verzameld?
De Nederlandse Club Oslo is een sociaal platform, voor en door mensen. Persoonlijke communicatie is en blijft belangrijk voor ons en mede daarom willen we graag iets meer weten dan alleen je emailadres. Onderstaande gegevens worden door de Club verzameld:
Leden
- Voornaam en achternaam: om onze communicatie persoonlijk te maken;
- E-mailadres: om contact met je te kunnen opnemen als we activiteiten organiseren, maar ook voor het betalen van de contributie;
- Adresgegevens: dit geeft ons inzicht waar onze leden zich bevinden;
- Telefoonnummer: dit gebruiken we om contact met je te zoeken als we je niet kunnen bereiken via email;
- Soort lidmaatschap: normaal, student, of 65+ lidmaatschap
Niet-leden
Ook al ben je geen lid van de Nederlandse Club Oslo, heb je de mogelijkheid op de hoogte te worden gehouden van onze activiteiten via onze mailinglijst. Je kunt jezelf via de website aanmelden, en via elke email die je van ons krijgt afmelden. Bij registratie van de mailinglijst vragen we je om je naam en e-mailadres.
- Naam: om onze mails persoonlijker te maken;
- E-mailadres: om je op de hoogte te kunnen houden van onze activiteiten;
Activiteiten
Afhankelijk van de activiteit hebben we soms meer informatie nodig van de personen die meedoen. Voor ons jaarlijkse Sinterklaasfeest hebben we bijvoorbeeld de naam, leeftijd en geslacht van het kind of de kinderen nodig die meedoen. Deze gegevens zijn noodzakelijk om de activiteit te organiseren en worden na afloop van de activiteiten verwijderd (zie ook: bewaartermijn).
Website
Op de website https://nederlandsecluboslo.nl maken we gebruik van Google Analytics. Jouw bezoek aan de website wordt anoniem opgeslagen en voor onbepaalde tijd bewaard. Wij gebruiken deze gegevens enkel om inzicht te krijgen in hoe de website wordt bezocht. Jetpack Analytics maakt gebruikt van een cookie om het aantal terugkerende bezoekers te kunnen herkennen. Het bezoek aan de website is niet te herleiden tot een specifiek persoon.
Hoe worden de gegevens gebruikt?
De Nederlandse Club Oslo stelt zich als doel banden te leggen, te onderhouden en te versterken met de Nederlandse gemeenschap in en rond Oslo. Om dit mogelijk te maken is het belangrijk te weten met wie de Nederlandse Club Oslo te maken heeft. Hieronder worden de redenen toegelicht waarom de Nederlandse Club Oslo persoonsgegevens verzamelt.
Aankondiging activiteiten
Het hele jaar door organiseert de club activiteiten voor leden en niet-leden. Aankondigingen worden verstuurd via email en Facebook. Sommige activiteiten zijn exclusief voor leden. In andere gevallen hebben leden voorrang, of krijgen zij korting op deelname.
Betalen van contributie
Voor het bekostigen van onze activiteiten en het vervaardigen van de Hollandse Nieuwe betaal je contributie. Het eerste verzoek tot betaling van de contributie en daarop volgende herinneringen versturen we via e-mail.
Verzending Hollandse Nieuwe
Als lid van de Nederlandse Club Oslo krijg je 5 keer per jaar de Hollandse Nieuwe digitaal via je email toegestuurd.
Delen van gegevens met externe partijen
Activiteiten
Een aantal activiteiten van de Nederlandse Club Oslo worden georganiseerd in samenwerking met externe partijen. Bijvoorbeeld de organisatie van Sinterklaasfeest samen met de Nederlandse school NTC Het Noorderlicht in Oslo. Indien voor deze samenwerking het delen van persoonsgegevens noodzakelijk is, zal dit bij registratie van de activiteit kenbaar worden gemaakt.
De externe partij zal ook zorgvuldig omgaan met de persoonsgegevens. Tevens geldt dat alle partijen de persoonsgegevens verwijderen binnen de gestelde bewaartermijn na afloop van de activiteit. De Nederlandse Club Oslo zal hierop toezien.
Nederlandse Ambassade in Oslo
De Nederlandse Ambassade in Oslo organiseert activiteiten waarbij ze de Nederlandse gemeenschap woonachtig in en rond Oslo uitnodigt. Voor deze activiteiten deelt de Nederlandse Club Oslo de naam en e-mailadres van haar leden met de Nederlandse Ambassade. Deze gegevens worden éénmalig voor het organiseren van de activiteit gebruikt voor een persoonlijke uitnodiging, en worden na afloop verwijderd door de Nederlandse Ambassade. Je persoonsgegevens worden dus geen bezit van de ambassade tenzij je zelf bij aanmelding van de activiteit je gegevens hebt achtergelaten.
Bewaartermijnen
Je gegevens worden voor langere tijd bewaard door de Nederlandse Club Oslo, maar niet langer dan noodzakelijk is voor het uitvoeren van onze taken/activiteiten.
Financiële administratie
Bij inning van de contributie en betaling van activiteiten worden je gegevens bewaard in onze financiële administratie voor de wettelijk vastgestelde termijn van 5 jaar.
Lidmaatschap
Bij het beëindigen van het lidmaatschap bewaren we je gegevens voor nog eens 2 jaar. Dit doen we om te zien of personen zich opnieuw aanmelden als lid. Mocht je hier bezwaar tegen hebben dan kun je een verzoek indienen om de gegevens per direct te verwijderen. Dit doen wij zonder opgaaf van reden, tenzij er een gegronde reden is om je gegevens langer te bewaren.
In het geval dat de club het lidmaatschap opzegt vanwege een uitblijvende contributiebetaling, bewaren we je persoonlijke gegevens voor een periode van maximaal 10 jaar. Mocht je binnen die tijd weer lid worden en de openstaande vorderingen alsnog betalen, dan verwijderen we deze aantekening weer na 1 jaar.
Niet-leden
Niet leden kunnen zichzelf afmelden van de nieuwsbrief door middel van de uitschrijf-link onderaan elke email die wordt uitgestuurd. Je persoonlijke gegevens worden dan per direct verwijderd. Het staat je ook weer vrij om je op een later tijdstip weer aan te melden via de website.
Activiteiten
Voor sommige activiteiten werken we met inschrijvingen op naam. Binnen een maand nadat de activiteit is geëindigd, worden deze persoonsgegevens weer verwijderd.
Mocht bij een bindende activiteit, waarbij betaald moet worden, niet (tijdig) worden afgemeld en/of de betaling blijft uit dan worden deze gegevens voor een periode van 10 jaar bewaard. Zodra de vordering is voldaan, worden deze gegevens verwijderd na 1 jaar.
Opslag en beveiliging
De persoonsgegevens die de Nederlandse Club Oslo van je ontvangt worden op de volgende manier beheerd:
Ledenlijst en registratie activiteiten
De ledenlijst is beveiligd opgeslagen op de server van Google. Voor aanmelden van een activiteit maken we gebruik van Google Forms waarbij ook je gegevens beveiligd opgeslagen worden bij Google.
Verzending van de Hollandse Nieuwe, innen contributie en aankondigen activiteiten
Voor het verzenden van grote aantallen e-mails maakt de club gebruik van de dienst MailChimp. MailChimp geeft ons extra informatie over welk bereik wij hebben met het verzenden van onze e-mails. Enkel de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het verzenden van deze berichten worden gedeeld met MailChimp. Na beëindigingen van het lidmaatschap, het uitschrijven van de nieuwsbrief voor niet-leden en na afloop van een activiteit worden je persoonsgegevens verwijderd bij MailChimp.
Online betaling
Voor het Sinterklaasfeest dient direct bij aanmelding betaald te worden. Hiervoor maakt de Nederlandse Club Oslo gebruik van de betalingsdienst Stripe. Deze betalingsdienst voldoet aan de strenge EU eisen, die zijn ingegaan op 14 september 2019, om fraude te voorkomen bij betalingen via het internet.
Voor het uitvoeren van de betaling geven wij je e-mailadres en het te betalen bedrag door aan Stripe. Vervolgens verloopt de gehele betaling via de website van Stripe. Je betaalgegevens worden niet gedeeld met de Nederlandse Club Oslo. Stripe gebruikt je e-mailadres enkel om een kwitantie van de betaling te kunnen versturen.
Overige email en interne communicatie
Alle overige communicatie via e-mail met de Nederlandse Club Oslo verloopt via de mailservers van Microsoft.
Ook voor interne communicatie binnen het bestuur wordt gebruik gemaakt van deze mailservers. Je gegevens worden dus nooit verstuurd via privé e-mailadressen van het bestuur. Bij wijzigingen in het bestuur kunnen e-mailadressen van uittredende bestuursleden op deze manier worden overgenomen waardoor alle communicatie in bezit blijft bij de club.
Website
De website is beveiligd door middel van een SSL certificaat. Dit betekent dat jouw verbinding tussen de website en de Nederlandse Club Oslo versleuteld is en daardoor privé. Je herkent deze beveiliging aan de het groene slotje in de adresbalk.
De domeinnaam van de Nederlandse Club Oslo is daarnaast voorzien van DNSSEC. Dit is een extra hulpmiddel waardoor de ‘bewegwijzering’ op het internet veiliger wordt.
Wat zijn jouw rechten met betrekking tot de bewaarde persoonsgegevens?
Recht om in te zien
Je hebt het recht om je gegevens op te vragen die bij de Nederlandse Club Oslo zijn vastgelegd. Stuur hiervoor een email naar info@nederlandsecluboslo.nl
Recht op te wijzigen
Mochten je gegevens niet kloppen? Of ben je misschien verhuisd en wil je je gegevens veranderen? Voor leden kun je je gegevens laten aanpassen door een email te sturen naar info@nederlandsecluboslo.nl
Wil je als niet-lid, je naam en e-mailadres aanpassen dan vind je daarvoor een link onderaan iedere e-mail die via de e-maillijst is verstuurd.
Recht op gegevens over te dragen
De gegevens die we registreren zijn beperkt maar mocht je deze gegevens nodig hebben voor een andere partij dan zullen we je uiteraard helpen om deze gegevens over te dragen. Stuur hiervoor een email naar info@nederlandsecluboslo.nl
Recht op vergeten te worden
Wil je je gegevens laten verwijderen? Indien we je gegevens niet meer nodig hebben kun je een verzoek indienen tot verwijdering. Wij zullen je gegevens dan binnen 30 dagen verwijderen tenzij wij gegronde reden hebben om dit te bewaren. Zie hiervoor de bewaartermijnen. Een verzoek tot verwijdering kun je sturen naar info@nederlandsecluboslo.nl
Recht op informatie
Door middel van deze privacyverklaring informeert de Nederlandse Club Oslo hoe we jouw persoonsgegevens verwerken. Indien wij extra persoonsgegevens nodig hebben voor een activiteit dan zullen wij deze informatie bij registratie vermelden.
Tot slot
Mocht je na het lezen van deze verklaring vragen hebben, stuur dan een email naar info@nederlandsecluboslo.nl. Deze privacyverklaring zal soms gewijzigd worden door bijvoorbeeld wetswijzigingen. De laatste versie van deze verklaring vind je altijd op https://nederlandsecluboslo.nl/privacy
Laatst gewijzigd: 12 oktober 2019